Optimización de la gestión de archivos digitales con el software openkm en la Municipalidad Provincial de Puno 2024

Abstract

El objetivo general del estudio fue determinar la eficacia del software OpenKM en la optimización de la gestión de archivos digitales en la Municipalidad Provincial de Puno durante el año 2024, buscando mejorar la organización, almacenamiento y acceso a la información institucional mediante la automatización de procesos documentales. La metodología aplicada correspondió a un enfoque cuantitativo de tipo cuasi experimental y nivel descriptivo, utilizando un diseño no experimental de corte transversal. Se trabajó con una muestra de 52 trabajadores del área de logística y abastecimiento, a quienes se aplicaron dos instrumentos un pretest y un postest para evaluar la situación antes y después de la implementación del software. Se determinó, mediante la aplicación de la prueba t de Student para muestras emparejadas, que la implementación del software OpenKM mejoró significativamente la eficacia en la optimización de la gestión de archivos digitales en la Municipalidad Provincial de Puno durante el año 2024. Los resultados estadísticos mostraron una diferencia media positiva de 12,63 puntos entre el pretest y el postest, con un valor de significación bilateral (Sig.) = 0,000, menor a 0,05, lo que permitió rechazar la hipótesis nula y aceptar la hipótesis alterna. Este resultado confirmó que el uso del sistema produjo una mejora sustancial en la eficiencia documental, reduciendo los tiempos de búsqueda, aumentando la organización de los archivos y fortaleciendo los procesos administrativos. En síntesis, el análisis estadístico evidenció que OpenKM tuvo un impacto real y comprobable en la modernización y efectividad de la gestión digital dentro de la institución.